Szponzorált tartalom · Idei

A papír története, amelynek többé nem kell elhagynia az irodát

Nyomtatsz, aláírsz, beszkenneled, elküldöd. Két éve már törvény teszi lehetővé, hogy a vállalatok, munkavállalók vagy akár a társasházi szomszédok közötti dokumentumok jelentős részét mindezek nélkül is alá lehessen írni. A marosvásárhelyi REEA által fejlesztett Mysign platform éppen erre a változásra épült. Milyen problémákat old meg, és melyeket nem?

Adi Coco·2026. október 28.·5 perc·

A papír története, amelynek többé nem kell elhagynia az irodát — Fotó: REEA

A Mysign bemutatófotója: egy nő laptopon dolgozik egy íróasztalnál, az asztalon iratok — A dokumentumot laptopról küldik aláírásra, nyomtató és szkenner nélkül.Fotó: REEA

A szeptemberi Real Estate & Construction Forumon egy lízingigazgató többször is megismételt egy számot, hogy mindenki megjegyezze: egy irodaházhoz kapcsolódó munkálathoz 34 engedélyre van szükség. Más szóval, nem maga az építkezés a lassú folyamat, hanem a papírmunka.

Ennek a papírmunkának egy része az államhoz kötődik, és nem lehet egyik napról a másikra megváltoztatni. Egy másik része azonban egyáltalán nem az államtól függ. Az ügyféllel kötött szerződés, a munkavállaló szerződésmódosítása, a társasházi közgyűlés jegyzőkönyve. Ezeknél a késedelmet nem egy engedély beszerzése okozza, hanem egy egész útvonal: a nyomtatóig, az aláíróig, a szkennerig, a postáig, és így tovább.

Mi változott két éve?

2024. október 8-án lépett hatályba az elektronikus aláírás használatáról szóló 214/2024-es törvény. Korábban a gyakorlatban csak a minősített elektronikus aláírás, vagyis az akkreditált szolgáltató által kibocsátott tanúsítványon alapuló aláírás számított vita nélkül a kézzel írt aláírással egyenértékűnek.

Az új törvény kibővítette ezt a kört. Az egyszerű elektronikus aláírás három esetben vált ki ugyanolyan joghatást, mint a saját kezű aláírás. Ha az okirat értéke nem éri el a bruttó minimálbér felét; ha az a fél, akivel szemben az okiratot felhasználják, elismeri azt, akár az abban foglalt kötelezettségei teljesítésével; illetve ha két gazdasági szereplő egy sajátkezű aláírással vagy minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentumban kifejezetten megállapodott arról, hogy az egyszerű elektronikus aláírásnak is ilyen joghatást tulajdonít. Emellett azok a dokumentumok, amelyekben az egyik fél gazdasági szereplő, bármilyen típusú elektronikus aláírással bizonyíthatók.

Az egyenértékűségnek azonban vannak korlátai. Ez ott érvényesül, ahol az írásbeli forma csupán bizonyítási célból kötelező (ad probationem). Ahol viszont a törvény az írásbeli formát az okirat érvényességének feltételeként írja elő (ad validitatem), ott fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírásra van szükség.

A törvény tehát nem teszi minden esetben egyenértékűvé az egyszerű elektronikus aláírást a saját kezű aláírással. A munkaszerződésekre külön szabály vonatkozik: a Munka Törvénykönyve 16. cikke, amelyet a 208/2021-es törvény módosított, a munkaszerződés és a szerződésmódosítások elektronikus aláírását kizárólag fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással teszi lehetővé. Egyszerű elektronikus aláírással nem írhatók alá. Ez a különbség akkor válik fontossá, amikor kiválasztjuk a megfelelő megoldást.

A Mysign bemutató kollázsa: egy kéz egy monitorból nyújt át egy dokumentumot, egy másik kéz egy laptopból aláírja — Az aláírt dokumentum nyomtatás nélkül jut el egyik képernyőről a másikra.Fotó: REEA-kollázs

Háromféle aláírás, egyetlen fiók

A Mysign három különböző szolgáltatást kínál egyetlen fiókon belül. Az egyszerű elektronikus aláírás dokumentumonként 0,25 és 0,28 euró közötti összegbe kerül, a mennyiségtől függően, és nem igényel digitális tanúsítványt. A platform minden aláírt dokumentumra minősített elektronikus bélyegzőt helyez el, amely jelzi, ha a dokumentumot az aláírás után módosították.

A minősített elektronikus aláírás egy felhőalapú digitális tanúsítvánnyal működik, amely három évig érvényes. Ennek ára 22 euró, amelyhez aláírásonként további 0,30 euró társul. Ez a megoldás munkaszerződésekhez, beszerzésekhez és nagyobb jelentőségű dokumentumokhoz ajánlott. Az ANAF rendszerével azonban nem használható.

Az adóhatósággal való kapcsolattartáshoz egy harmadik termék áll rendelkezésre: a három évig érvényes, felhőalapú minősített tanúsítvány, amely 77 euróba kerül. Ennek segítségével a vállalat beléphet az ANAF virtuális magánterébe, a Spațiul Privat Virtual rendszerbe, és az Adobe programban is aláírhat dokumentumokat. A csomag a Mysign platformon 50 aláírást is tartalmaz.

A Mysign kezelőfelületének képernyőképe: elérhető és függőben lévő egyszerű és minősített elektronikus aláírások, valamint az aláírt dokumentumok listája — A Mysign kezelőfelülete: az egyszerű és a minősített aláírások ugyanabban a fiókban vannak, a lista pedig minden dokumentum aláírástípusát és állapotát mutatja. A dokumentumok és a felhasználó neve elmosva.Fotó: Mysign képernyőkép, a REEA bocsátotta rendelkezésre

Valamennyi feltüntetett ár áfa nélkül értendő. A minősített tanúsítványokat az olasz InfoCert bocsátja ki, amely szerepel az Európai Unió bizalmi listáján. A tanúsítvány tulajdonosának személyazonosságát videóhívásban, egy élő ügyintéző közreműködésével ellenőrzik.

Egy apró, de érdekes részlet: az aláírási keret nem egy felhasználóhoz, hanem a szervezethez tartozik. Így nem kell előre megbecsülni, hogy az egyes részlegeknek hány aláírásra lesz szükségük, a platform pedig sem a dokumentumok, sem a felhasználók számát nem korlátozza.

Munkaszerződés és szabadságkérelem

A munkavállalók felvételekor egyértelmű a különbség. A munkaszerződéshez és annak módosításaihoz fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírás szükséges, ami a Mysign esetében a minősített változatot jelenti. A szabadságkérelmek, azok jóváhagyásai vagy az oktatási és munkavédelmi dokumentumok egyszerű elektronikus aláírással is elláthatók, amennyiben ezt a belső szabályzat vagy a kollektív szerződés lehetővé teszi.

A Mysign bemutatófotója: egy álló nő nyitott laptoppal a kezében — Ugyanazon a cégen belül a HR-dokumentumok különböző aláírást igényelhetnek: minősítettet a szerződés, egyszerűt a szabadságkérelem.Fotó: REEA

Aláírás abban a programban, amelyet már most is használsz

Egy olyan vállalat, amely nap mint nap ügyviteli, humánerőforrás-kezelő vagy értékesítési programmal dolgozik, nem szeretne még egy weboldalt megnyitni egy külön böngészőfülön. Azt szeretné, hogy a dokumentumot ott lehessen aláírni, ahol létrehozták.

A Mysign API-n keresztül integrálható más rendszerekbe, mind az egyszerű, mind a minősített elektronikus aláírás esetében. Ha például egy szerződés egy CRM-rendszerben készül, onnan küldhető aláírásra, majd aláírva ugyanoda érkezik vissza. Nincs szükség másik eszköz vagy platform használatára. Az összetettebb munkafolyamatokkal rendelkező szervezetek számára a platform az egyedi folyamataikhoz igazított megoldást kínál, dedikált tanácsadó bevonásával.

Az aláírás többé nem egy külön hely, ahová el kell menni. A már használt program egyik funkciójává válik.

Az állam papírjai

Az állami ügyintézésben szigorúbbak a szabályok. Egy vállalat kizárólag minősített tanúsítvánnyal regisztrálhat az ANAF virtuális magánterébe. A tanúsítványnak az ügyvezető, a könyvelő vagy egy meghatalmazott nevére kell szólnia.

Nem minden vállalatnak van szüksége új tanúsítványra. Egy meghatalmazott könyvelő a saját tanúsítványával is dolgozhat az SPV rendszerében, a REGES-ONLINE munkavállalói nyilvántartásba pedig a munkáltatók a ROeID digitális személyazonossággal is beléphetnek. Saját tanúsítványra elsősorban annak van szüksége, aki gyakran ír alá a saját nevében.

A Mysign itt nem magát a tanúsítványt helyezi előtérbe, hanem az embert. A személyazonosság ellenőrzése videóhívásban, ügyintéző segítségével történik, a csapat pedig az aktiválásban és az első lépésekben is támogatást nyújt.

„Egy vállalkozónak az idejét innovációra vagy az ügyfeleire kellene fordítania, nem pedig arra, hogy a határidő előtti napon a fiókban keresse a tokent” – mondja Dan Mașca, a REEA vezérigazgatója.

Mi marad papíron?

A 34 engedélyt nem tünteti el egy elektronikus aláírás. Az urbanisztikai törvénykönyvben ígért egységes platform bevezetésére öt év áll rendelkezésre, addig pedig az építési engedélyekhez kapcsolódó ügyintézés nagyrészt a régi úton halad tovább.

Az állami papírmunka marad az állam dolga.

Az emberek közötti dokumentumoknak azonban többé nem kell elhagyniuk az irodát.

Szponzorált tartalom, amely a Mysign platformot fejlesztő REEA megbízásából készült. A képeket a REEA bocsátotta rendelkezésre: fotókat a Mysign kampányából, egy kollázst és a platform képernyőképét. Az árak a Mysign által a megjelenés időpontjában közölt árak.

A cikk magyar változatát szakfordító készítette a román eredetiből.