La Real Estate & Construction Forum, în septembrie, un director de leasing a repetat o cifră ca să fie auzită: 34 de avize pentru o singură lucrare conexă unei clădiri de birouri. Cu alte cuvinte, nu construcția e partea lentă, ci hârtia.
O parte din hârtia aceea e a statului și nu se mută ușor. Dar o altă parte nu ține de stat deloc. Contractul cu clientul, actul adițional al unui angajat, procesul-verbal al asociației de proprietari... acolo întârzierea nu vine dintr-un aviz, ci dintr-un drum: până la imprimantă, până la semnatar, până la scanner, până la poștă și așa mai departe.
Ce s-a schimbat acum doi ani
Pe 8 octombrie 2024 a intrat în vigoare Legea 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice. Până atunci, în practică, doar semnătura calificată, cea bazată pe un certificat emis de un furnizor acreditat, ținea locul semnăturii de mână fără discuții.
Legea a lărgit cercul. O semnătură electronică simplă produce aceleași efecte ca una olografă în trei situații: când actul valorează mai puțin de jumătate din salariul minim brut, când cel căruia i se opune documentul îl recunoaște, inclusiv prin faptul că își execută obligațiile din el, și când doi profesioniști au convenit expres printr-un document semnat olograf sau cu semnătură calificată să-i dea acest efect. În plus, actele în care una dintre părți este profesionist pot fi dovedite cu orice tip de semnătură electronică.
Echivalența are însă limitele ei. Ea funcționează acolo unde forma scrisă e cerută doar ca probă (ad probationem). Acolo unde legea cere forma scrisă pentru ca actul să fie valabil (ad validitatem), e nevoie de semnătură avansată sau calificată.
Legea nu face semnătura simplă echivalentă peste tot. Pentru contractul individual de muncă, regula vine din altă parte: Codul muncii (art. 16, modificat prin Legea 208/2021) permite semnarea electronică a contractului și a actelor adiționale doar cu semnătură avansată sau calificată, nu cu una simplă. Diferența contează când alegi ce folosești.
Trei semnături, un singur cont
Mysign vinde trei lucruri diferite, care stau în același cont. Semnătura electronică simplă costă între 0,25 și 0,28 euro, în funcție de volum, și nu cere certificat digital. Pe fiecare document semnat, platforma aplică un sigiliu electronic calificat care arată dacă documentul a fost modificat după semnare.
Semnătura calificată pornește de la un certificat digital în cloud, valabil trei ani, cu 22 de euro, plus 0,30 euro pe semnătură. E varianta pentru contracte de muncă, achiziții și documente cu miză mare. Nu funcționează însă cu ANAF.
Pentru relația cu ANAF există un al treilea produs: certificat calificat în cloud, valabil trei ani, cu 77 de euro, cu care firma intră în Spațiul Privat Virtual și semnează în Adobe (include 50 de semnături în platforma Mysign).
Toate prețurile sunt fără TVA, certificatele calificate sunt emise de InfoCert, furnizor italian aflat pe lista de încredere a Uniunii Europene, iar identificarea titularului se face printr-un apel video cu un operator uman.
Un mic „condiment” aici, un detaliu interesant: pachetul de semnături aparține organizației, nu unui utilizator. Așadar, nu trebuie estimat dinainte câte semnături îi trebuie fiecărui departament, iar platforma nu limitează numărul de documente sau de utilizatori.
Contractul de muncă și cererea de concediu
La angajări, împărțirea e clară. Contractul de muncă și actele adiționale cer semnătură avansată sau calificată; în Mysign, asta înseamnă varianta calificată. Cererile de concediu, aprobările lor sau fișele de instruire pot fi semnate cu semnătură simplă, dacă regulamentul intern sau contractul colectiv prevede asta.
Semnătura din programul în care lucrezi deja
O firmă care lucrează zilnic într-un program de gestiune, de resurse umane sau de vânzări nu vrea încă un site deschis într-un tab separat. Vrea ca documentul să se semneze acolo unde a fost generat.
Mysign oferă integrare prin API, atât pentru semnăturile simple, cât și pentru cele calificate. Contractul, generat într-un CRM de exemplu, pleacă spre semnare din CRM și se întoarce semnat tot acolo, nu mai trebuie folosit niciun alt instrument sau platformă. Pentru organizațiile cu fluxuri mai complicate, platforma oferă o soluție construită pe procesele lor, cu un consultant dedicat. Semnătura nu mai e un loc în care te duci. Devine o funcție a programului pe care îl folosești deja.
Hârtia statului
Cu statul, regula e mai strictă. O firmă se înrolează în Spațiul Privat Virtual al ANAF exclusiv cu un certificat calificat, emis pe numele administratorului, al contabilului sau al unui împuternicit.
Nu orice firmă are nevoie de un certificat nou. Un contabil împuternicit poate lucra în SPV cu propriul certificat, iar în REGES-ONLINE (registrul angajaților) angajatorii pot intra și cu identitatea digitală ROeID. Certificatul propriu contează pentru cel care semnează des, în nume personal.
Partea pe care Mysign o pune în față aici nu e certificatul, ci omul. Identificarea se face prin video, cu un operator, iar echipa ajută la activare și la primii pași.
„Un antreprenor ar trebui să-și petreacă timpul inovând sau dedicându-se clienților lui, nu căutând tokenul prin sertar cu o zi înainte de termen”, spune Dan Mașca, CEO al REEA.
Ce rămâne pe hârtie
Cele 34 de avize nu dispar cu o semnătură electronică. Platforma unică promisă de Codul urbanismului are termen de cinci ani, iar până atunci dosarele de autorizare merg, în mare, pe drumul vechi.
Hârtia statului rămâne a statului.
Hârtia dintre oameni nu mai trebuie să plece însă din birou.
Advertorial realizat pentru REEA, compania care dezvoltă platforma Mysign. Imaginile au fost furnizate de REEA: fotografii din campania Mysign, un colaj și o captură de ecran a platformei. Prețurile sunt cele afișate de Mysign la data publicării.
